仕事の合間にリフレッシュするための「休暇取得」は大切なことですが、職場では周囲への配慮も欠かせません。
特に、休暇を取る際のメールは内容次第で印象が大きく変わります。
この記事では、「上司」「チーム」「社内外」など、シーン別に使える休暇取得メールの例文と書き方マナーを分かりやすくまとめました。
すぐに使えるテンプレート形式で紹介しているため、コピペしてアレンジするだけでOKです。
初めて休暇申請メールを書く方も、これを読めば迷わずスマートに連絡できます。
読み終えるころには、「気配りのある休暇メール」が自然に書けるようになります。
休暇取得メールの基本マナーと全体像
この章では、休暇取得メールを送るときに押さえておきたい基本マナーと、正しい構成の考え方を紹介します。
上司やチームに失礼のない伝え方を理解しておくと、メールの印象がぐっと良くなります。
なぜメール連絡が重要なのか？社会人の基本マナー
休暇の連絡をメールで行うのは、社会人としての基本的なマナーです。
口頭だけでは情報が残らず、後から確認しづらいため、メールでの正式な記録が必要になります。
「誰が・いつ・どの期間休むか」が正確に伝わることが最も重要です。
このひと手間が、周囲のスケジュール調整をスムーズにし、信頼感にもつながります。
| 連絡手段 | メリット | 注意点 |
|---|---|---|
| メール | 正式な記録が残る | 送信タイミングに注意 |
| 口頭・チャット | 即時性が高い | 必ず後でメールで補足 |
メール送信のベストタイミングと理想の連絡順
休暇取得メールは、可能であれば1〜2週間前に送るのが理想です。
早めに伝えることで、上司やチームが安心してスケジュールを調整できます。
突発的な事情で当日に休む場合は、まずチャットや電話で上司に報告し、その後メールで正式に伝えると丁寧です。
| タイミング | 対応方法 |
|---|---|
| 計画的な休暇 | 1〜2週間前にメール連絡 |
| 急な休み | 口頭またはチャットで即時報告→メールで補足 |
件名・宛名・本文・締めの構成テンプレート
メール本文は、以下の4つの要素で構成するとバランスよく伝わります。
どの職場でも使える、汎用的なテンプレートを覚えておくと便利です。
| 要素 | 内容のポイント |
|---|---|
| ① 挨拶・目的 | 休暇を取得したい旨を簡潔に伝える |
| ② 日程・理由 | 日付を明確に、理由は簡潔に |
| ③ 引き継ぎ内容 | 担当業務の対応方針を記載 |
| ④ 感謝・締め | 確認や了承をお願いして締める |
たとえば、基本形は次のようになります。
件名： 休暇取得のご連絡（〇月〇日）
本文テンプレート：
○○部 ○○課 ○○様
お疲れ様です。○○課の□□です。
私用のため、〇月〇日（△）に休暇を取得させていただきたくご連絡申し上げます。
担当業務につきましては、前日までに対応を完了いたします。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
この基本形を押さえておけば、どの職場でも安心して使えます。
上司に送る休暇取得メールの例文集
この章では、上司へ休暇取得を伝える際のメール文例を紹介します。
上司宛てのメールでは、丁寧さと簡潔さのバランスが何より重要です。
特に理由を書く場合は、詳細を避けつつ要点だけを伝えるようにしましょう。
有給休暇を取る場合（通常・1日・半日）例文3選
まずは最も一般的な、有給休暇を取る場合の例文です。
1日・半日など、状況に応じた書き分け方もあわせて見ていきましょう。
| パターン | 件名例 | 本文ポイント |
|---|---|---|
| 通常（1日） | 休暇取得のご連絡（○月○日） | 日付と理由を簡潔に、引き継ぎを添える |
| 半日休暇 | 半日休暇のご連絡（○月○日） | 午前・午後どちらかを明記 |
| 複数日 | 休暇取得のご相談（○月○日〜○月○日） | 期間とフォロー体制を明記 |
例文①（通常の有給休暇）
件名：休暇取得のご連絡（○月○日）
○○部 ○○課 課長 ○○様
お疲れ様です。○○課の□□です。
私用のため、○月○日（△）に有給休暇を取得させていただきたく、ご連絡申し上げます。
担当業務につきましては、前日までに対応を完了いたします。
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
例文②（半日休暇）
件名：半日休暇のご連絡（○月○日）
○○部 ○○課 課長 ○○様
お疲れ様です。○○課の□□です。
○月○日（△）は、午前（または午後）に半日休暇を取得させていただきたく、ご連絡申し上げます。
引き継ぎ事項につきましては、○○さんへ共有済みです。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
例文③（複数日）
件名：休暇取得のご相談（○月○日〜○月○日）
○○部 ○○課 課長 ○○様
お疲れ様です。○○課の□□です。
私用のため、○月○日（△）〜○月○日（△）の期間、休暇を取得させていただきたくご相談申し上げます。
業務の進行に支障が出ないよう、事前に関係者へ共有し、引き継ぎを行います。
何卒ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
体調不良・急用で休む場合（即日・前日）例文3選
急に休む場合も、上司への連絡は落ち着いたトーンで伝えることが大切です。
口頭やチャットで先に報告したあと、メールで正式にまとめておくと信頼感が高まります。
例文④（当日休み）
件名：お休みのご連絡（○月○日）
○○部 ○○課 課長 ○○様
お疲れ様です。○○課の□□です。
本日○月○日は、体調がすぐれないためお休みをいただきたくご連絡申し上げます。
進行中の案件については、復帰後すぐに対応いたします。
ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
例文⑤（前日に急用が発生）
件名：お休みのご連絡（○月○日）
○○部 ○○課 課長 ○○様
お疲れ様です。○○課の□□です。
急用のため、○月○日（△）にお休みをいただきたくご連絡いたしました。
担当業務は、前日までに対応を完了する予定です。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
【フルバージョン例文】理由＋引き継ぎ＋感謝を含む完全版テンプレート
最後に、より丁寧なフルバージョンの例文を紹介します。
初めて休暇申請をする方や、上司との関係がまだ浅い方におすすめです。
例文⑥（フルバージョン）
件名：休暇取得のご相談（○月○日〜○月○日）
○○部 ○○課 課長 ○○様
お疲れ様です。○○課の□□です。
私用のため、○月○日（△）〜○月○日（△）の間、休暇を取得させていただきたくご相談申し上げます。
現在担当している○○案件については、○○さんへ引き継ぎ済みです。
また、社内対応に関しては事前に整理を行い、業務に支障が出ないよう準備いたしました。
お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
上司宛てメールの基本は「簡潔＋礼儀＋事前準備」です。
感謝の一文を添えることで、印象が格段に良くなります。
チーム・同僚への共有メール例文集
この章では、チームメンバーや同僚に休暇を共有する際のメール例文を紹介します。
上司への申請後、周囲への共有を忘れず行うことで、業務の流れを止めずにスムーズに休暇を取得できます。
共有メールの目的は「事前に関係者へ安心感を与えること」です。
チーム全体へ送る場合（共有通知）例文2選
チーム全員が見るメールでは、長すぎないことと、引き継ぎ内容の明確化がポイントです。
例文①（一般的な共有連絡）
件名：休暇取得のご連絡（○月○日）
お疲れ様です。□□です。
○月○日（△）は私用により休暇を取得いたします。
当日対応予定だった○○案件は、○○さんに引き継ぎ済みです。
ご不便をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
例文②（複数日休暇）
件名：休暇取得のお知らせ（○月○日〜○月○日）
お疲れ様です。□□です。
○月○日（△）〜○月○日（△）の間、休暇を取得いたします。
期間中の対応は○○さんにお願いしております。
何かございましたら、○○さん宛てにご連絡をお願いいたします。
| 共有の目的 | 含めるべき情報 |
|---|---|
| チームの混乱を防ぐ | 日程・引き継ぎ相手・連絡先 |
| 安心感を与える | 「事前に準備済み」である一言 |
特定メンバーだけに伝える場合（引き継ぎ併用）例文2選
特定の同僚にのみ関係する業務がある場合は、個別メールで丁寧に伝えると誠実です。
例文③（個別の案件担当者に）
件名：休暇取得のご連絡（○月○日）
○○さん
お疲れ様です。□□です。
○月○日（△）に休暇を取得いたします。
進行中の△△案件については、前日までに資料を共有しておきますので、ご確認をお願いいたします。
期間中にご確認いただいた内容は、翌営業日に対応いたします。
例文④（共同作業中の同僚へ）
件名：休暇取得のご連絡（○月○日）
○○さん
お疲れ様です。□□です。
○月○日（△）に休暇をいただくため、共同で進めている○○業務は、前日までに必要資料をお渡しします。
ご不便をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
【フルバージョン例文】案件引き継ぎ＋再連絡対応付きテンプレート
より丁寧に引き継ぎを行いたい場合は、次のようなフルバージョンをおすすめします。
これは特に、チーム全体のスケジュールに関わる場合に有効です。
例文⑤（フルバージョン）
件名：休暇取得のご連絡（○月○日〜○月○日）
お疲れ様です。□□です。
○月○日（△）〜○月○日（△）の期間、休暇を取得いたします。
担当している○○案件については、○○さんに引き継ぎを行いました。
関連資料は○○フォルダに保存済みですので、ご確認をお願いいたします。
復帰後に再度進捗確認を行いますので、必要に応じて共有をお願いいたします。
ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
チーム内メールは「連絡＋準備＋感謝」の3点が基本です。
特に、引き継ぎの具体性が信頼感につながります。
社内全体・他部署へ送る休暇周知メール例文集
この章では、他部署や社内全体に向けて休暇を周知する際のメール文例を紹介します。
特に他部署とのやり取りが多い方は、共有漏れを防ぐことで業務の円滑化につながります。
「関係者全員に影響を与える可能性があるとき」は、全体通知が安心です。
全社向けの休暇通知テンプレート
社内全員に向けた通知では、理由を詳しく書く必要はありません。
シンプルで明確な構成を心がけましょう。
例文①（全社向け）
件名：休暇取得のご連絡（○月○日〜○月○日）
各位
お疲れ様です。□□（所属部署名）です。
○月○日（△）〜○月○日（△）の間、休暇を取得いたします。
期間中は、社内外対応が難しい場合がございます。
お急ぎの件は、○○（代行者名）までご連絡ください。
ご不便をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
関係部署・別チーム向けの例文2選
特定の部署やプロジェクトチームに影響がある場合は、もう少し具体的に伝えると親切です。
例文②（関係部署向け）
件名：休暇取得のご連絡（○月○日〜○月○日）
○○部の皆さま
お疲れ様です。□□です。
私用のため、○月○日（△）〜○月○日（△）の期間、休暇を取得いたします。
期間中の○○案件については、○○さんに引き継いでおります。
ご確認事項などありましたら、○○さんへご連絡をお願いいたします。
どうぞよろしくお願いいたします。
例文③（プロジェクトメンバー宛）
件名：休暇取得のご連絡（○月○日〜○月○日）
プロジェクトメンバー各位
お疲れ様です。□□です。
○月○日（△）〜○月○日（△）の期間、休暇をいただきます。
担当箇所の進捗資料は共有フォルダにアップ済みです。
必要に応じて○○さんが対応予定です。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
【フルバージョン例文】プロジェクト関係者への周知＋代行者明記付き
社内で関係者が多い場合は、以下のように代行者・対応方針を明記すると丁寧です。
例文④（フルバージョン）
件名：休暇取得のご連絡（○月○日〜○月○日）
関係各位
お疲れ様です。□□です。
○月○日（△）〜○月○日（△）の間、休暇を取得いたします。
期間中は○○さんが代行対応いたしますので、急ぎのご用件は○○さん宛てにご連絡ください。
必要な資料は○○フォルダに格納済みです。
ご不便をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
| 通知先 | ポイント |
|---|---|
| 全社向け | 短く・わかりやすく |
| 関係部署向け | 業務影響と代行者を明記 |
| プロジェクト向け | 共有資料や連絡先も添える |
「誰に・どの範囲まで」共有すべきかを判断できると、信頼度が上がります。
特に複数部署が関わる業務では、周知の徹底が重要です。
社外対応がある場合の自動返信（不在通知）例文集
この章では、休暇中に取引先など社外の方からメールを受け取った際に自動で返信される「不在通知（自動返信）」の文例を紹介します。
自動返信メールは、相手に「メールを受け取っていないわけではない」と伝える大切なツールです。
簡潔で正確な文面が、信頼ある印象を与えます。
一般的なビジネスメール版
最も標準的な不在通知の形式です。
期間と対応方法を明確にし、過度な説明は避けましょう。
例文①（一般的な自動返信）
件名：[自動返信] ○○（会社名）□□の休暇期間について
お世話になっております。○○株式会社の□□です。
○月○日（△）〜○月○日（△）の期間、休暇をいただいております。
いただいたメールは、復帰後に順次確認いたします。
お急ぎのご用件がございましたら、○○（代行者名）までご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。
取引先・顧客向けフォーマル版
よりフォーマルな印象を与えたい場合の文例です。
特に社外の関係者が多い職種や営業担当者に向いています。
例文②（フォーマル版）
件名：[自動返信] ○○株式会社 □□の不在について
お世話になっております。○○株式会社の□□です。
誠に勝手ながら、○月○日（△）〜○月○日（△）の期間は休暇をいただいております。
いただいたメールにつきましては、復帰後に順次ご対応申し上げます。
お急ぎの件につきましては、○○（代行者名・連絡先）までご連絡いただけますと幸いです。
ご不便をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
| 文面タイプ | 特徴 | 適したシーン |
|---|---|---|
| 一般ビジネス版 | 簡潔・社内外どちらでも使える | 社内向け・軽めの業務 |
| フォーマル版 | 丁寧・顧客対応を意識 | 社外・取引先への対応 |
【フルバージョン例文】休暇期間＋緊急連絡先付き完全版
より丁寧に対応したい場合は、休暇期間と緊急連絡先を明記したフルバージョンが有効です。
メールを受け取った相手が「次に何をすべきか」分かる構成になっています。
例文③（フルバージョン）
件名：[自動返信] ○○株式会社 □□は休暇中です
お世話になっております。○○株式会社の□□です。
○月○日（△）〜○月○日（△）の期間、休暇をいただいております。
期間中はメールの確認ができません。
お急ぎのご用件がございましたら、○○（担当者名）＜メールアドレス／内線番号＞までご連絡ください。
ご理解のほど、よろしくお願いいたします。
自動返信メールは「簡潔・礼儀正しく・対応方法を明示」するのが鉄則です。
過剰な説明や個人的な内容は避け、ビジネスに必要な情報だけを記載しましょう。
休暇取得メールで失敗しないための注意点
この章では、休暇取得メールを書くときにやってしまいがちなミスと、それを防ぐためのポイントを解説します。
どんなに丁寧な内容でも、小さな見落としがあると相手に不安を与えてしまうことがあります。
最後に確認するだけで、印象も信頼度もぐっと上がります。
書きすぎ・伝えすぎに注意
休暇理由を細かく書きすぎると、かえって相手に気を遣わせてしまいます。
「私用のため」「都合により」など、一般的な表現にとどめておくのが安心です。
また、プライベートな情報を詳しく書く必要はありません。
「業務に支障がないこと」を明確に伝える方が、相手にとって有益です。
| 悪い例 | 改善例 |
|---|---|
| 家族の予定で〜／個人的な理由で〜 | 私用のため休暇を取得します。 |
| 詳細に事情を説明する | 日程と対応方針を簡潔に伝える |
日程ミスを防ぐためのチェックポイント
メールの中で最も多いミスが、日付・曜日の誤記です。
送信前に、カレンダーやスケジュール管理ツールで正確に確認しておきましょう。
また、休暇の「開始日」と「終了日」を明示しておくと誤解を防げます。
- 日付と曜日を必ずセットで記載する
- 期間が複数日の場合は「〜」を使う
- 復帰日を明確にする
日付の確認は、送信ボタンを押す前の最終チェック項目です。
引き継ぎ漏れを防ぐ準備リスト
休暇前に引き継ぎがしっかりできていないと、チーム全体に影響が及びます。
業務を止めないためには、次のようなチェックをしておくと安心です。
| 確認項目 | 内容 |
|---|---|
| ① 担当業務 | 進行中の案件をリスト化しておく |
| ② 引き継ぎ先 | 担当者を決め、資料を共有 |
| ③ 共有ドキュメント | アクセス可能な場所に保存 |
| ④ 緊急時の連絡方法 | 代行者の連絡先を明記 |
これらを整理しておけば、メール本文でも「対応済み」と簡潔に書けます。
“準備している姿勢”を見せることで、職場の信頼度が上がります。
「理由よりも準備」これが、上手な休暇メールの本質です。
まとめ！休暇取得メールは「配慮」と「準備」で印象が変わる
ここまで、休暇取得メールの書き方やシーン別の例文を紹介してきました。
改めて大切なのは、「自分が休むことで周囲が困らないようにする」という意識です。
休暇取得は、単なる休みの連絡ではなく、チーム全体の信頼を築く行動でもあります。
今回紹介したポイントを整理すると、次の3つが重要です。
| ポイント | 内容 |
|---|---|
| ① 早めの連絡 | 1〜2週間前に伝えることで調整がスムーズ |
| ② 明確な引き継ぎ | 誰が何を対応するかを明記する |
| ③ 感謝と丁寧な言葉づかい | 「ご確認ください」「お手数をおかけします」が基本 |
また、送る相手や立場によって文面を調整することも忘れないようにしましょう。
上司・チーム・社内外、それぞれの関係性に合わせた表現ができると、ビジネスメールとしての完成度が高まります。
休暇を取る＝仕事を休むことではなく、自分と周囲の調和を保つこと。
その気遣いが、職場での信頼と円滑なコミュニケーションを生み出します。
丁寧なメールを通じて安心感を与え、気持ちよく休暇を取れる環境をつくっていきましょう。
