初めてメールを送るとき、「どんな書き出しにすれば失礼にならないか」「どうすれば印象よく伝わるか」と迷う方は多いですよね。
特にビジネスや就職活動など、初対面の相手に送るメールでは、最初の一文が信頼を左右します。
この記事では、そんな悩みを解消するために、シーン別に使える書き出し例文をたっぷり紹介します。
取引先・採用担当者・上司・友人など、それぞれの場面で使える「丁寧で自然なフレーズ」や「件名から結びまでのフルメール文」も掲載しています。
この記事を読めば、初めてのメールでも自信を持って書き出せるようになります。
初めてメールを書くときの第一印象は「書き出し」で決まる
メールの最初の一文は、相手にとってあなたの印象を決める重要なポイントです。
たとえ本文が丁寧でも、書き出しがそっけなかったり不自然だったりすると、全体の印象が損なわれてしまいます。
この章では、なぜ「書き出し」が大切なのか、そしてどんな基本マナーを意識すれば好印象を与えられるのかを解説します。
なぜ最初の一文が印象を左右するのか
初めてのメールでは、相手はあなたのことをまだよく知りません。
そのため、冒頭の言葉遣いや文体が「信頼できる人かどうか」を判断する材料になります。
たとえば「はじめまして」「突然のご連絡失礼いたします」といった丁寧な表現を使うと、誠実で落ち着いた印象を与えられます。
逆に、いきなり用件から入ると、急な印象を与え、場合によっては無礼に感じられることもあります。
最初の一文こそ、信頼関係を築く最初の扉だと意識しましょう。
| 書き出し方 | 印象 |
|---|---|
| はじめまして。 | 柔らかく、初対面に最適 |
| 突然のご連絡失礼いたします。 | フォーマルで礼儀正しい |
| お世話になっております。 | 既に面識がある場合に適切 |
ビジネス・就活・友人メールに共通する３つの基本マナー
初めてのメールには、共通して意識すべき基本マナーがあります。
どのシーンでも通用するこの3つのルールを押さえておくと安心です。
| ポイント | 内容 |
|---|---|
| 1. 丁寧な表現を使う | くだけた言葉や感嘆符は避けることで、落ち着いた印象を与えます。 |
| 2. 自分の立場を明確にする | 「〇〇株式会社の△△と申します」など、名乗りを入れると安心感を持たれます。 |
| 3. 用件を簡潔に伝える | 「〇〇の件でご連絡しました」と冒頭で目的を伝えると、読み手に優しい構成になります。 |
これらを自然に組み合わせることで、どんな相手にも好印象を与えられます。
「名乗り＋目的＋あいさつ」で、完璧な書き出しを目指しましょう。
たとえば以下のようなフルバージョン例を参考にしてみてください。
| 件名 | 【ご挨拶】新規ご連絡のご案内（〇〇株式会社 △△） |
|---|---|
| 本文 | はじめまして。〇〇株式会社の△△と申します。
このたび、〇〇の件でご連絡差し上げました。 突然のご連絡となり恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。 ——————————— |
このように、最初にしっかりとした書き出しを入れるだけで、相手に安心感を与えることができます。
次の章では、具体的なポイントごとに「印象を良くする書き出しの作り方」を紹介します。
「初めてメールの書き出し」で意識すべき３つのポイント
初めてメールを送るとき、相手に失礼なく、かつ印象良く伝えるためにはいくつかのコツがあります。
ここでは、誰にでも応用できる３つの基本ポイントを解説します。
この３つを押さえるだけで、読み手に誠実さと安心感を与えられる書き出しになります。
相手に配慮した丁寧な言葉選びのコツ
初対面の相手には、カジュアルさよりも丁寧さを優先するのが基本です。
「はじめまして」「突然のご連絡失礼いたします」など、柔らかくも礼儀正しい言葉を使いましょう。
語尾は「です」「ます」で統一し、表現を揃えることで全体が整った印象になります。
感嘆符や絵文字は控え、落ち着いた文章トーンを保つことが重要です。
| 良い例 | 避けたい例 |
|---|---|
| 突然のご連絡失礼いたします。 | 急にメールしてすみません！ |
| お世話になっております。 | こんにちは！ |
たとえば、以下のような書き出しが自然で丁寧です。
| 例文 |
|---|
| はじめまして。〇〇株式会社の△△と申します。
〇〇の件でご連絡いたしました。 |
| 突然のご連絡失礼いたします。□□大学の△△と申します。
〇〇についてお伺いしたく、メールをお送りいたしました。 |
自分が誰なのかを明確に伝える方法
名乗りを入れずにメールを始めると、相手は「誰からの連絡か」が分からず混乱してしまいます。
最初の２行以内に、名前・所属・立場を簡潔に書くのがマナーです。
「どこの誰か」を明確にすることで、相手は安心して本文を読み進められます。
| 悪い例 | 良い例 |
|---|---|
| 突然すみません。〇〇の件についてです。 | 突然のご連絡失礼いたします。〇〇株式会社の△△と申します。〇〇の件でご連絡いたしました。 |
この名乗り方は、ビジネスだけでなく就職活動や学校関係など、あらゆる場面で共通して使えます。
相手があなたをすぐに理解できるよう、簡潔さを心がけましょう。
目的を簡潔に伝える一文の作り方
メールを受け取った相手が最も知りたいのは「何のための連絡か」です。
最初の数行で目的が明確だと、読み手はストレスなく本文を理解できます。
たとえば、「本日は〇〇の件でご連絡いたしました」「〇〇についてご相談させていただきたく存じます」など、目的を示す一文を冒頭に入れましょう。
目的があいまいなメールは、相手に余計な確認の手間をかけてしまうことがあります。
| 目的を明確にした例文 |
|---|
| はじめまして。□□大学の△△と申します。
貴社の求人情報を拝見し、応募させていただきたくご連絡いたしました。 |
| 突然のご連絡失礼いたします。〇〇株式会社の△△と申します。
貴社サービスの詳細についてお伺いしたく、ご連絡差し上げました。 |
名乗り＋目的を簡潔にまとめることが、信頼を得る最短ルートです。
この流れを身につけることで、どんな相手にも伝わる上品なメールが書けるようになります。
シーン別｜初めてメールの書き出し例文集【すぐ使える】
ここからは、実際の場面ごとに「初めてメールを送るときの書き出し例文」を紹介します。
すぐに使える短文例と、件名から結びまで含めたフルバージョン例をそれぞれ掲載します。
ビジネス、就職活動、社内連絡、クライアント対応、カジュアルな交流など、幅広いシーンで活用できます。
ビジネスメールで初めて取引先に送る場合
ビジネスの初回メールでは、誠実さと簡潔さの両立がポイントです。
相手の時間を奪わず、要点を短くまとめると好印象を与えられます。
| 短文の書き出し例 |
|---|
| はじめまして。〇〇株式会社の△△と申します。 |
| 突然のご連絡失礼いたします。〇〇の件でご連絡いたしました。 |
| 〇〇株式会社の△△と申します。新規のお取引についてご相談申し上げます。 |
フルバージョン例：
| 件名 | 【ご挨拶】新規取引のご相談（〇〇株式会社 △△） |
|---|---|
| 本文 | はじめまして。〇〇株式会社の△△と申します。
このたび、貴社との新規取引に関してご相談申し上げたく、ご連絡差し上げました。 お忙しいところ恐縮ですが、詳細についてご確認いただけますと幸いです。 どうぞよろしくお願いいたします。 ——————————— |
就職活動や面接関連で採用担当者に送る場合
就職活動では、礼儀正しさと読みやすさが重視されます。
自分の立場を明確にし、目的を端的に書きましょう。
| 短文の書き出し例 |
|---|
| はじめまして。□□大学の△△と申します。 |
| 突然のご連絡失礼いたします。□□大学△△と申します。 |
| 貴社の求人情報を拝見し、応募させていただきたくご連絡いたしました。 |
フルバージョン例：
| 件名 | 【応募のご連絡】〇〇職へのエントリー（□□大学 △△） |
|---|---|
| 本文 | はじめまして。□□大学の△△と申します。
貴社の求人情報を拝見し、〇〇職に応募させていただきたくご連絡いたしました。 履歴書と職務経歴書を添付いたしましたので、ご確認のほどお願いいたします。 何卒よろしくお願い申し上げます。 |
上司・先輩・同僚に初めてメールを送る場合
社内での初メールは、相手の立場を尊重しつつ簡潔に用件を伝えることが大切です。
堅すぎず、しかし馴れ馴れしくならないよう意識しましょう。
| 短文の書き出し例 |
|---|
| お疲れさまです。新入社員の△△です。 |
| お疲れさまです。営業部の△△と申します。 |
| 初めてご連絡いたします。〇〇の件でご相談がありメールいたしました。 |
フルバージョン例：
| 件名 | 〇〇の件についてご相談 |
|---|---|
| 本文 | お疲れさまです。新入社員の△△です。
〇〇の件でご相談があり、ご連絡いたしました。 お手すきの際にご確認いただけますと幸いです。 どうぞよろしくお願いいたします。 |
お客様やクライアントへ初めて送る場合
顧客との初連絡では、感謝の気持ちを最初に伝えると印象が良くなります。
信頼を築く最初の一歩として、ていねいで温かみのある表現を選びましょう。
| 短文の書き出し例 |
|---|
| はじめまして。株式会社〇〇の△△と申します。 |
| このたびはお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。 |
| 弊社サービスに関心をお寄せいただき、ありがとうございます。 |
フルバージョン例：
| 件名 | 【ご案内】サービス資料のご送付（株式会社〇〇 △△） |
|---|---|
| 本文 | はじめまして。株式会社〇〇の△△と申します。
このたびは弊社サービスにご関心をお寄せいただき、誠にありがとうございます。 ご依頼いただきました資料を添付いたしましたので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。 何かご不明な点がございましたら、お気軽にお知らせください。 |
友人・知人に初めてメールを送るカジュアルな場合
親しみを込めつつ、丁寧な印象を残す書き出しを心がけましょう。
紹介を受けた場合やSNSでつながった相手には、共通の話題を入れると自然です。
| 短文の書き出し例 |
|---|
| はじめまして。SNSでコメントをいただいた△△です。 |
| 〇〇さんからご紹介いただきました△△と申します。 |
| 突然のご連絡失礼いたします。先日お話しした件でご連絡いたしました。 |
フルバージョン例：
| 件名 | ご紹介いただきました△△と申します |
|---|---|
| 本文 | 〇〇さんからご紹介いただきました△△と申します。
ご連絡が遅くなり恐縮ですが、改めてご挨拶申し上げます。 〇〇の件についてお話を伺えれば幸いです。 どうぞよろしくお願いいたします。 |
以上の例文を参考に、自分の状況に合わせて書き出しをアレンジしてみましょう。
どのシーンでも「丁寧＋簡潔＋目的明確」が印象アップの鍵です。
書き出しで失敗しないためのマナーと注意点
どんなに丁寧に書いたつもりでも、ちょっとした表現や長さのせいで印象を悪くしてしまうことがあります。
ここでは、初めてメールを書くときに特に気をつけたいマナーと注意点を整理しました。
どの項目も意識するだけで、より自然で読みやすいメールになります。
長すぎる前置きを避ける
初めての相手に丁寧に伝えたい気持ちは大切ですが、前置きが長いと要件が伝わりにくくなります。
理想は3〜4行以内で「あいさつ・名乗り・目的」をまとめること。
相手が一目で内容を理解できる長さを意識しましょう。
| 悪い例 | 良い例 |
|---|---|
| 突然のご連絡失礼いたします。 このたび〇〇を拝見しまして感銘を受け、ご挨拶を兼ねてご連絡差し上げたく存じます。 また今後の〇〇についても伺いたいと思っております。 |
はじめまして。〇〇株式会社の△△と申します。 〇〇の件でご連絡いたしました。 |
シンプルにまとめるほど、読み手にストレスを与えません。
丁寧さと簡潔さのバランスを取ることが大切です。
絵文字・顔文字は使わない
ビジネスや目上の相手に対しては、絵文字・顔文字などのカジュアル表現は避けましょう。
文字だけで丁寧に伝えることで、誠実さと落ち着きを感じてもらえます。
| 避けたい例 | 好印象な例 |
|---|---|
| はじめまして(^^) 〇〇株式会社の△△です！ | はじめまして。〇〇株式会社の△△と申します。 |
ビジネスメールでは表情よりも言葉遣いが印象を作ります。
丁寧な言葉と整った文体が、あなたの誠実さを伝える最良の手段です。
相手に合わせた言葉選びを意識する
相手が企業の担当者なのか、上司なのか、友人なのかによって、適切な表現は変わります。
誰に向けたメールなのかを意識し、相手の立場に合わせたトーンを選びましょう。
| 相手 | おすすめ表現 |
|---|---|
| 取引先・企業 | 突然のご連絡失礼いたします。 |
| 上司・社内の先輩 | お疲れさまです。〇〇部の△△です。 |
| 友人・知人 | はじめまして。〇〇さんからご紹介いただきました△△です。 |
また、敬語の使いすぎも注意が必要です。
「ご連絡させていただきました」「ご確認いただけますと幸いです」などを適度に使い分けることで、自然で読みやすい印象になります。
相手を思いやった言葉選びこそ、メールマナーの核心です。
この章のポイントを守ることで、初対面でも誤解のない、信頼される書き出しが書けるようになります。
次の章では、記事全体のまとめとして「最初の一文で信頼を得るコツ」を紹介します。
まとめ！「最初の一文」で信頼を得るコツ
初めてメールを送るときは、どんな内容よりも「最初の一文」が相手の印象を決めます。
この章では、これまで紹介したポイントを整理し、信頼を得るための書き出しの考え方をまとめます。
シーンに応じた丁寧な一文を使い分けよう
どんな相手にも共通する基本は、「丁寧で簡潔な表現」です。
ただし、シーンによって最適な言葉のトーンは少しずつ異なります。
相手との関係性に合わせて、以下のように使い分けましょう。
| シーン | おすすめ書き出し |
|---|---|
| 取引先や初めてのビジネス相手 | 突然のご連絡失礼いたします。〇〇株式会社の△△と申します。 |
| 就職活動や採用関連 | はじめまして。□□大学の△△と申します。 |
| 上司・社内関係者 | お疲れさまです。〇〇部の△△です。 |
| 友人・知人 | 〇〇さんからご紹介いただきました△△と申します。 |
このように、「誰に送るのか」を意識した一文を入れるだけで、ぐっと印象が良くなります。
そして、どの書き出しでも共通するのは「名乗り」「目的」「あいさつ」をそろえることです。
この３要素が揃えば、相手に伝わるメールの基本形が完成します。
誠実なトーンが印象を左右する
丁寧な言葉遣いだけでなく、誠実な気持ちが伝わるかどうかが大切です。
形式的すぎると冷たい印象になりますが、少し柔らかい表現を混ぜることで、より自然に感じられます。
| やや固い印象の例 | 誠実で自然な印象の例 |
|---|---|
| 突然のご連絡失礼いたします。貴社の求人情報を拝見しました。 | はじめまして。□□大学の△△と申します。貴社の求人情報を拝見し、ぜひ応募させていただきたくご連絡いたしました。 |
相手に伝わるのは「言葉の形」よりも「思いやりの姿勢」です。
メールは文章だけのやり取りですが、言葉遣いひとつで印象は大きく変わります。
丁寧さ・簡潔さ・誠実さの３つを意識することで、誰にでも信頼されるメールが書けるようになります。
最後にもう一度まとめましょう。
- 最初の一文は「名乗り＋目的＋あいさつ」で構成する。
- 相手の立場に合わせて言葉を選ぶ。
- 過度に長い前置きやカジュアルな表現は避ける。
- 誠実なトーンで、思いやりを伝える。
たった数行の書き出しでも、あなたの印象を大きく変える力があります。
「最初の一文」を大切にすることが、信頼されるメールの第一歩です。
